Tips voor het voeren en aanleveren van je administratie:
Een goede administratie is de basis voor inzicht in je onderneming. Toch zien wij in de praktijk dat veel tijd verloren gaat door onvolledige of niet-actuele administraties.
Met een aantal praktische stappen kun je jouw administratie niet alleen efficiënter voeren, maar ook beter laten aansluiten op de samenwerking met je accountant.
Tips voor het voeren van je administratie:
- Werk met vaste momenten. Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken. Zo voorkom je achterstanden en blijft je administratie actueel;
- Houd zakelijk en privé gescheiden. Door zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden, voorkom je onduidelijkheid en extra vragen. Dit bespaart tijd in de verwerking;
- Boek consistent Zorg voor een vaste manier van boeken. Dit maakt je administratie overzichtelijk en beter controleerbaar;
- Werk digitaal. Gebruik boekhoudsoftware waarin je facturen direct kunt koppelen aan boekingen. Dit zorgt voor een complete administratie en een directe back-up;
- Vraag om digitale facturen. Vraag leveranciers om facturen digitaal aan te leveren. Dit maakt verwerking eenvoudiger en voorkomt ontbrekende documenten;
- Automatiseren waar mogelijk. Een groot deel van de administratie kan geautomatiseerd worden. Dit zorgt voor minder fouten en meer efficiëntie;
- Gebruik een bankkoppeling. Door een automatische bankkoppeling worden transacties direct ingelezen in je administratie;
- Koppel je kassasysteem. Werk je met kassa-omzet? Door je kassasysteem te koppelen aan je boekhouding worden mutaties automatisch verwerkt;
- Integreer je loonadministratie. Koppel je loonadministratie aan je financiële administratie. Dit voorkomt verschillen en handmatige verwerking;
- Betaal vanuit je boekhoudpakket. Door betalingen direct vanuit je boekhoudprogramma te doen, worden deze automatisch verwerkt in je administratie;
- Werk met SEPA-bestanden voor salarissen. Door lonen te betalen via een SEPA-bestand uit je salarissysteem, sluiten betalingen altijd aan op de loonadministratie;
- Geef je accountant toegang. Door je accountant toegang te geven tot je administratie kunnen vragen sneller worden beantwoord en wordt verwerking efficiënter;
- Bewaartermijnen administratie. Het is belangrijk om je administratie correct te bewaren.
- BV: 7 jaar
- IB-ondernemer: 5 jaar
- Onroerende zaken en aktes: minimaal 10 jaar
- Let op: de bewaartermijn start na het vervallen van de actualiteitswaarde.
Een goed ingerichte administratie bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft beter inzicht in je onderneming.
Wil je weten hoe jouw administratie efficiënter kan worden ingericht?
Wij denken graag met je mee.
